Ketahui 10 Cara Membuat Event Seminar yang Ramai dan Sukses!

Sebagian besar dari kita tentu pernah menghadiri berbagai seminar. Baik itu seminar yang diadakan oleh kampus, kantor, atau seminar umum dengan berbagai tema.

Namun, apakah kamu pernah membuat event seminar? Ternyata, ada berbagai cara membuat event seminar yang menarik. Seminar memang sebaiknya dibuat semenarik mungkin, agar para peserta tidak bosan dengan seminar yang dihadirinya.

Bagi kamu yang ingin membuat seminar, ketahui cara membuat event seminar yang menarik berikut ini!

10 Cara Membuat Event Seminar yang Mudah Agar Hasilnya Menarik

Jika ingin membuat seminar yang menarik, simak 10 cara membuat event seminar ini:

1. Tentukan Tema yang Menarik

Dalam membuat event seminar yang menarik, hal pertama yang harus dilakukan adalah dengan menentukan tema yang menarik. Penentuan tema menjadi langkah awal yang bisa dilakukan saat akan membuat seminar.

Setelah menentukan tema seminar yang menarik, relevan, up to date, dan dibutuhkan oleh peserta seminar, maka pembuatan event seminar bisa berlangsung. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menentukan tema seminar yang menarik.

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah relevansi dan kepentingan seminar itu dibuat. Misalnya, kamu adalah mahasiswa fakultas ilmu komunikasi, maka tema seminar yang bisa dibuat adalah mengenai ilmu komunikasi yang berguna bagi para mahasiswa.

Kedua, ketahui isu yang sedang berkembang sesuai dengan tema seminar yang akan dibuat. Pastikan kamu melakukan riset kecil mengenai isu yang sedang ramai dibicarakan. Hal ini tentu akan membuat seminar jadi lebih menarik.

Ketiga, apakah seminar itu nantinya bisa memberikan manfaat bagi para pesertanya. Sebuah acara, termasuk seminar bisa dikatakan sukses jika dapat memberikan manfaat bagi pesertanya.

2. Bentuk Panitia Seminar

Jika tema seminar sudah didapatkan, cara membuat event seminar berikutnya yang harus dilakukan adalah membuat panitia seminar.

Agar event seminar dapat berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan kerjasama yang baik dari seluruh panitia. Dalam pembentukan panitia, biasanya setiap orang akan dibagi menjadi beberapa divisi yang berbeda, sesuai  dengan kebutuhan.

Pembagian panitia pada setiap divisi ini akan membuat pekerjaan jadi lebih fokus dan tidak berantakan. Selain itu, adanya pembagian panitia setiap divisi juga membuat setiap perkembangan dapat terkontrol.

Pastikan panitia yang dipilih sesuai dengan kemampuan di mana ia ditempatkan pada divisi tersebut. tujuannya adalah agar tugas divisi tersebut dapat selesai dengan baik.

3. Buat Konsep yang Jelas

Langkah berikutnya yang perlu dilakukan untuk membuat event seminar adalah dengan membuat konsep seminar yang jelas. Konsep seminar yang jelas ini akan mempermudah pembuatan event seminar.

Konsep yang dimaksud jelas adalah bagaimana seminar akan dilangsungkan, alur peserta yang datang, pengisi acara, hingga tata letak panggung dan kursi untuk peserta seminar.

Hal lain yang juga harus dipikirkan dalam konsep seminar adalah mengenai tiket dan pendaftaran peserta. Ada atau tidaknya tiket masuk ini bisa disesuaikan dengan target peserta yang akan dituju pada seminar ini.

4. Tentukan Target Seminar

Menentukan target seminar ini juga penting dalam cara membuat event seminar. Sebab, penentuan target seminar akan menentukan berbagai hal lainnya, seperti narasumber, cara promosi, hingga harga tiket.

Pada langkah awal membuat event seminar, kamu sudah menentukan tema seminar. Berdasarkan tema seminar ini, maka kamu dapat menentukan target seminar. Misalnya mahasiswa, pelajar, pekerja, pegiat usaha, atau yang lainnya.

Menentukan target seminar ini penting dilakukan, agar seminar dapat dilakukan dengan tepat sasaran.

5. Pilih Narasumber yang Tepat

Sebuah seminar tentu memiliki narasumber yang akan menjadi pembicara dalam seminar tersebut. Maka dari itu, panitia penyelenggara harus memilih narasumber yang tepat.

Tepat yang dimaksud adalah narasumber yang memang menguasai dan berkompeten di bidang yang dipilih sebagai tema. Narasumber yang memang memiliki kompetensi di bidang tersebut tentu akan dapat menyampaikan materi presentasi yang bermanfaat bagi peserta seminar.

Selain memilih narasumber yang berkompeten, panitia juga sebaiknya memilih narasumber yang menarik dan sesuai dengan target peserta seminar.

Misalnya kalau seminar ditujukan untuk mahasiswa, maka narasumber bisa dipilih yang berjiwa muda, tidak kaku, dan pembawaannya santai. Pemilihan narasumber ini juga akan memengaruhi seminar menjadi lebih menarik.

6. Persiapkan Peralatan yang Dibutuhkan

Sama seperti dalam membuat sebuat acara, membuat event seminar juga membutuhkan berbagai peralatan yang dibutuhkan. Baik itu untuk peserta, narasumber, maupun panitia.

Maka sebaiknya panitia membuat daftar peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk membuat seminar tersebut. Adanya daftar ini penting, agar tidak ada peralatan yang terlewatkan untuk disediakan.

Selain itu, daftar peralatan yang dibutuhkan ini juga akan memudahkan dalam proses pengembalian barang saat event seminar sudah selesai dilakukan.

7. Tentukan Tempat Berlangsungnya Seminar

Cara membuat event seminar yang berikutnya adalah menentukan tempat berlangsungnya seminar. Penentuan tempat berlangsungnya seminar ini juga ditentukan oleh berbagai faktor.

Mulai dari jumlah peserta, ada atau tidaknya tiket masuk, target peserta seminar, fasilitas yang dibutuhkan, hingga apakah sesuai dengan konsep yang sudah dibuat.

Tempat atau venue seminar yang nyaman tentu akan membuat peserta dan narasumber seminar juga akan nyaman selama seminar berlangsung.

8. Buat Rundown Acara

Ketika membuat sebuah acara, hal penting lainnya yang perlu diperhatikan dan tidak boleh dilupakan adalah pembuatan rundown acara.

Rundown acara ini berisi daftar dan urutan kegiatan, lengkap dengan waktu dan durasi berlangsungnya kegiatan dalam acara seminar tersebut. Adanya rundown acara ini akan menjadi patokan panitia dalam menyelenggarakan seminar.

Sebab, dengan adanya rundown tersebut panitia bisa mengatur jalannya acara dengan lebih baik. Kapan sebuah kegiatan harus dimulai atau selesai. Misalnya saat waktunya narasumber akan memberikan materi, maka panitia bisa memberi tahu narasumber kapan harus mulai dan harus berakhir.

Kegiatan yang dituliskan dengan detail pada rundown acara ini akan membuat acara juga dapat mulai dan selesai dengan tepat waktu.

9. Siapkan Konsumsi, Souvenir, dan Sertifikat

Hal lain yang tidak boleh ketinggalan saat membuat event seminar adalah mengenai konsumsi, souvenir, dan sertifikat baik untuk peserta maupun narasumber seminar.

Terlebih bagi seminar yang berbayar, maka sebaiknya ada berbagai fasilitas yang diberikan oleh penyelenggara seminar. Hal-hal umum yang biasanya diberikan bagi peserta seminar adalah konsumsi, sertifikat, atau seminar kit berupa buku catatan dan pulpen.

Sedangkan untuk narasumber atau pembicara, biasanya akan mendapatkan souvenir, sertifikat, serta konsumsi. Pemberian berbagai pelengkap ini bisa disesuaikan dengan harga tiket dan faktor lainnya.

10. Buat Promosi yang Menarik

Melakukan promosi menjadi hal yang juga penting dalam penyelenggaraan event seminar. Tujuannya tentu saja agar event ini diketahui oleh banyak orang.

Jika sudah banyak orang yang mengetahui event seminar tersebut, maka harapannya juga banyak yang akan mendaftar menjadi peserta seminar. Hal ini juga menjadi salah satu indikator kesuksesan sebuah seminar.

Ada berbagai cara yang bisa dilakukan untuk membuat promosi yang menarik untuk seminar yang akan diadakan. Cara pertama adalah melalui berbagai platform sosial media.

Panitia divisi publikasi bisa membuat akun sosial media khusus untuk mempromosikan acara seminar yang akan berlangsung. Selain cara ini, panitia lainnya juga bisa membantu dengan mempromosikan event seminar di akun sosial medianya masing-masing.

Cara promosi lain yang bisa dilakukan adalah dengan membuat pamphlet, selebaran, atau iklan di berbagai tempat yang sesuai dengan target peserta seminar.